こんなときに
- 同じ情報を、複数のExcelやシステムに入力している
- 確認や承認の待ち時間で、業務が止まりやすい
- 担当者によって手順が違い、引き継ぎに時間がかかる
- AIを使いたいが、どの業務から始めればよいか決められない
進め方
- ヒアリング
業務の流れ、使っているソフトやExcel、データの置き場所、担当者の役割をうかがいます。
- 業務フロー図の作成
工程・担当・使うデータを図にして、業務の全体を一枚で見られるようにします。
- 課題の洗い出し
時間がかかる工程、ミスが起きやすい工程、待ち時間が長い工程を書き出します。
- 優先順位づけ
効果の大きさと取り組みやすさを比べ、最初に取り組む業務を決めます。
- 任せる作業の見立て
定型の入力や照合、文章の下書きなど、AIや業務システムで補助できる作業を見立てます。
任せる作業と、人が判断する作業
AIや業務システムに任せやすいのは、手順が決まっていて、繰り返し発生する作業です。一方で、例外への対応や最終的な判断は、人が担う前提で業務を組み立てます。
| 作業の種類 | 任せやすい作業の例 | 人が判断する作業の例 |
|---|---|---|
| 入力・転記 | 受注データの取り込み、伝票の作成 | 例外的な受注内容の確認 |
| 照合 | 入金データと請求の照合 | 一致しない取引の確認と対応 |
| 文章の作成 | 定型的な返信文の下書き | 送信前の内容確認 |
| 集計 | 月次の数字の集計と一覧化 | 数字をもとにした経営判断 |
表は考え方の例です。実際に任せられる範囲は、業務の内容とツールの機能によって異なります。
成果物
- 業務フロー図
- 業務一覧（工程・担当・データ）
- 課題一覧と優先順位
- AIで補助できる作業の候補
ご用意いただくもの
- 業務の流れが分かる資料（なければ口頭で構いません）
- 使っているソフトやExcelの一覧
- お困りごとのメモ
業務の書き出し方は、業務プロセスの区分と見直し方でも紹介しています。